Imaginar é o princípio da criação. Nós imaginamos o que desejamos, queremos o que imaginamos e, finalmente, criamos aquilo que queremos
— GEORGE BERNARD SHAW
A percepção comum e interpretação individual sobre o como o trabalho deve ser realizado
Quando estou a trabalhar em projetos/workshops dedicados ao Critical Thinking, à resolução criativa de problemas, inconsistência na implementação de processos definidos e temáticas análogas, normalmente fico surpreendido (e as equipas das organizações clientes também 😊).
Pelo facto de, apesar de as boas práticas normalmente estarem documentadas e existirem ferramentas específicas para suportar essa implementação, existir uma “perceção” genérica sobre o que deve ser feito e depois uma “interpretação” muito individual e discrepante sobre como é que isso é implementado.
Vivemos então numa dimensão imaterial, tipo buraco negro, entre o “Trabalho Imaginado” e o “Trabalho Realizado”. 😊
Como todos os buracos negros, é um sorvedor de energia e matéria. Engole toda a nossa eficácia, eficiência, produtividade e performance – individual, das equipas e da organização como um todo. Bloqueia a Evolução dos Profissionais.
As abordagens tradicionais tayloristas de “Gestão Científica” do trabalho normalmente tinham a tendência em assumir que o trabalho, tal como imaginado, poderia ser traduzido diretamente no trabalho a ser feito. Não! 😊
A Gestão Científica desconstrói o lado técnico e sequencial do trabalho nos seus componentes mais pequenos. Tenta erradicar nuances e contextos, e ignora completamente o fator humano ao assumir que as pessoas funcionarão como máquinas. Felizmente, desde então, reconhecemos amplamente que esta abordagem não funciona.
Legitimámos agora que a forma como as pessoas pensam que o trabalho é feito e como o trabalho é realmente feito são diferentes. A criatividade, inovação de produtos e serviços e a transformação organizacional pedem uma receita diferente.
Steven Shorrock é um profissional que trabalha na temática da humanística interdisciplinar, sistemas e design. E que está bastante interessado em compreender e melhorar o trabalho e a vida. 😊
Então este parceiro de missão profissional dedicou parte do seu trabalho a fatiar aos bocadinhos o buraco negro que referi. No sentido de lhe retirar alguma complexidade e permitir a sua análise e, por conseguinte, encontrar algumas soluções para mitigar os seus efeitos. Soluções que passam pela Cultura e Fluxos de Trabalho Ágeis:
- TRABALHO COMO É IMAGINADO: como pensamos que os outros podem fazer o trabalho;
- TRABALHO COMO É DEFINIDO: como o trabalho deve ser feito;
- TRABALHO COMO É DIVULGADO: como descrevemos a realização do trabalho;
- TRABALHO COMO É REALIZADO: como o trabalho é realmente feito.
Pensa na tua vida profissional, nos teus processos e tarefas, nas responsabilidades dos teus colegas, na tua organização como um todo. Certamente irás encontrar “algumas” discrepâncias entre os “conteúdos” de cada uma destas dimensões. A questão é que estas não são 4 dimensões diferentes, mas sim 4 timings de uma única dimensão. 😊
DA IMAGINAÇÃO À REALIDADE
TRABALHO COMO É IMAGINADO
O trabalho como é imaginado será sempre diferente do trabalho realizado. 😊
Quando imaginamos o trabalho, nunca cometemos erros, nunca nos esquecemos dos passos corretos, e seguindo o fio condutor da forma como este poderá acontecer, o resultado só pode ser o correto. Mas isto é uma ilusão.
De facto, quanto mais distantes estamos, no tempo e no espaço, do trabalho que está realmente a ser feito, mais dificilmente conseguimos imaginar a sua manifestação na realidade. Além disso, particularmente em cenários de emergência ou alta pressão, tendemos a imaginar um maior nível de objetividade e maior “consciência situacional” do que temos na prática quando estamos perante uma determinada realidade.
Sofremos de otimismo, vieses e negligenciamos a análise de todos os desafios que enfrentamos quando realmente tentamos fazer determinado trabalho. Nesta fase, achamos que aquilo que desenhamos e imaginamos é à prova da realidade. Nunca é! 😊
TRABALHO COMO É DEFINIDO
O trabalho como é definido pode ser determinado por pessoas que já fizeram o trabalho, pessoas que supervisionaram outras que o fazem. Ou, surpreendentemente e regularmente, por pessoas que não têm experiência nesse tipo de trabalho e na respetiva realidade. 😊
O princípio do Sistema Toyota de Produção (TPS) de Genchi Genbutsu descreve a prática de estar o mais perto possível do trabalho para aprender mais sobre esse mesmo trabalho. Mas isto é mais fácil de dizer do que fazer.
Pois isso implica implodir com barreiras organizacionais como hierarquias, departamentos e áreas funcionais, e a respetiva estanquidade. Essa abordagem pede que possamos apostar em ver a organização como um ecossistema, identificar os stakeholders e as ligações, precedências e sequências.
Fazer shadowing ao trabalho uns dos outros, trabalhar mais em projetos do que em áreas funcionais, trabalhar em “formato” Agile e outros malabarismos e maluqueiras. 😊
Na prática, é impossível definir o trabalho de forma precisa e completa. O trabalho pode ser feito de muitas maneiras diferentes. O ambiente em que o trabalho é feito muda de forma regular e as pessoas que fazem o trabalho aprendem formas melhores, mais rápidas e mais eficazes de trabalhar.
De facto, o trabalho como definido raramente é a “melhor” maneira de fazer o trabalho, e em alguns casos “violar” as práticas definidas pode a única maneira de executar o trabalho na realidade.
Um dia, um maquinista da RENFE, frustrado com o desrespeito da empresa pela forma como o trabalho era feito na prática, parou o comboio e abandonou-o numa estação com todos os seus passageiros, porque as regras oficiais mostravam que tinha excedido o seu limite de tempo de serviço naquele dia. A RENFE alegou que a maioria dos maquinistas tem “bom senso” – o que implica que a maioria dos maquinistas tem de violar o trabalho conforme as regras definidas.
Em muitos casos e tenho a certeza de que te consegues relacionar com isto, a forma teórica como o trabalho está definido não está adaptada e potenciada com as pessoas, recursos, tempo, ambiente, clientes e ecossistema onde essa atividade vai ser realizada na prática.
TRABALHO COMO É DIVULGADO
O trabalho como é divulgado é, a meu ver, onde a segurança psicológica realmente entra em jogo. Não podemos descrever com precisão a forma como trabalhamos se não nos sentirmos psicologicamente seguros o suficiente para sermos honestos sobre isso.
Se sentirmos que podemos ser punidos por erros, é improvável que admitamos que a forma como trabalhamos não é a mesma que o trabalho prescrito. Se sentirmos que o nosso estatuto, o nosso papel ou carreira estão em risco se partilharmos demasiado, podemos optar por reter essa informação.
Somos falíveis na nossa memória e rotinas e provavelmente não nos lembramos exatamente de como fizemos o trabalho. Trabalhamos em muitos casos em modo execução padrão, sem “pensar e refletir” de forma crítica sobre o que realmente estamos a fazer e se ainda faz sentido executar as coisas desta forma.
Podemos também deliberadamente, com boa intenção, simplificar a descrição do trabalho, para ajudar um leigo a compreendê-lo. E podemos contar uma história diferente ao nosso chefe do que aquela que contamos aos nossos colegas.
TRABALHO COMO É REALIZADO
O trabalho tal como é realizado é o que realmente importa – o que fazemos e como o fazemos. Isso estende-se às pessoas que fazem o trabalho, ao contexto e às interações entre essas pessoas.
O mundo real é influenciado pela mudança de prioridades, exigências cognitivas, fatores ambientais, a presença de incentivos ou punições e até mesmo sensibilidades pessoais, como cansaço e motivação. O gap entre o trabalho tal como realizado e o trabalho tal como imaginado ou definido pode ser muito grande. Podemos até estar plenamente conscientes dessas lacunas, mas tolerantes com o delta entre essas categorias. O trabalho conforme definido pode ser “redigido” para cumprir políticas ou regulamentação, mesmo quando os profissionais e a liderança estão cientes de que “não funciona assim na vida real”.
APROXIMAR OS PÓLOS
Temos de reconhecer que as pessoas mais próximas do trabalho sabem melhor como executar o mesmo.
A fim de melhorar a performance das nossas atividades, e em alguns casos tornar o trabalho mais seguro, devemos entender como este é realmente feito, não apenas como pensamos que é feito, ou como gostaríamos que fosse feito.
A fim de melhorar a qualidade, os resultados e a segurança do trabalho, temos de maximizar a sobreposição entre o trabalho tal como imaginado e o trabalho tal como realizado – para colmatar o fosso entre a perceção e a realidade.
Como o podemos fazer?
Podemos começar por construir uma melhor compreensão de como o trabalho é feito, através de conversas, observações e simulações.
Precisamos ser capazes de fazer as perguntas certas – especialmente as perguntas “estúpidas” – para realmente entender o que está a acontecer e evitar suposições. A segurança psicológica é crucial, para não construirmos uma falsa imagem do trabalho tal como foi feito e alargarmos o fosso entre a imaginação e a realidade.
Observações em tempo real: Ao observar o ambiente de trabalho real, os processos, artefactos, cerimónias e interações, os líderes e especialistas obtêm insights sobre as realidades que os colaboradores experienciam diariamente. Esta compreensão em primeira mão é crucial para tomar decisões informadas.
Envolvimento dos colaboradores: Aqui falo sobre promover uma comunicação aberta entre líderes e colaboradores. Quando os membros das equipas veem os seus líderes a interessarem-se ativamente pelo seu trabalho, isso cria confiança e incentiva um feedback honesto.
Identificação de discrepâncias: Os líderes e especialistas podem identificar discrepâncias entre procedimentos e práticas. Entender porque é que essas lacunas existem permite encontrar soluções práticas que alinham o trabalho feito com o trabalho imaginado. Isto cria uma cultura de melhoria contínua.
Empoderamento e apropriação: Quando os colaboradores sentem que o seu contributo conduz a mudanças tangíveis, sentem-se mais valorizados e assumem um maior ownership do seu trabalho. Esta capacitação pode impulsionar ainda mais a inovação e a adesão às melhores práticas.
CODA
Eu sou ambidextro no que diz respeito à Imaginação e Realidade. 😊
Precisamos das duas para podermos evoluir como profissionais e organizações. É importante estarmos de cabeça no ar e imaginar novas possibilidades ou algo que queremos que aconteça.
E depois é importante colocarmos os pés no chão para trazer fruição à energia, foco e tempo que vamos alocar às atividades que definimos.
Considero que o problema é que nas organizações, a imaginação e a realidade são antagonistas. Ou se quiseres, a inovação e as operações, as pessoas e os processos, a estratégia e a execução ainda são vistas como organismos e dimensões estanques e não correlacionadas. Ao invés de serem sentidas e interpretadas como diferentes faces da mesma moeda.
Imaginar e Realizar são dimensões que acontecem simultaneamente, a única coisa que difere é a temporalidade dos seus resultados.
E numa época onde, a meu ver, estamos a fazer as coisas ao contrário em algumas dimensões corporativas, por exemplo ao nível de primeiro lançamos tudo o que é novo e/ou inovador para o mercado para só depois avaliar os seus impactos éticos, humanistas, sociais e de bem-estar – veja-se as redes sociais, algumas apps e a inteligência artificial, sermos profissionais Interstellar é fundamental.
Apanharmos a nave espacial organizacional e podermos, da parte de fora, observar estes buracos negros em conjunto. Isso irá trazer uma maior clareza e visibilidade àquilo que é importante começar a fazer, continuar a fazer e deixar de fazer.
Tal como na bolsa de valores, acredito que muitas das tarefas definidas e realizadas estão contaminadas pela especulação e interpretação. Tal como na bolsa, enquanto não existem eventos sísmicos, a organização consegue absorver as inconsistências desse contexto.
Aquando da ocorrência dos cisnes negros, que são os eventos mais comuns nestes tempos líquidos, obviamente que a especulação dá origem à volatilidade. E aí sentimo-nos perdidos como profissionais, equipas, líderes. E quando estamos perdidos, é o medo, a competição, a agressividade e a polarização que guiam as nossas decisões e ações.
Eu sou daqueles que acredita que deve ser o amor, a verdade, a liberdade, a realidade, a aceitação a construir um caminho do meio que nos irá levar a uma realização profissional que nos floresce e a um lucro com propósito.
E para isso, o nosso coração e a nossa mente devem funcionar como um só. E a criatividade e imaginação, e a execução e manifestação devem ser princípios ativos que se conectam e entrelaçam para criar algo maior e infinito.
Obrigado, Abraço e Fica Bem,
H
