Facilitar o Trabalho (Parte 2)

Cuidado com o aluno de um só professor. Uma boa ideia transforma-se em dogma quando é aplicada a tudo e se expande para além das áreas onde é útil

—  JAMES CLEAR

Facilitação – Trabalhar assuntos e coisas sérias num ambiente relaxado, transparente e seguro

Há muito tempo, no sereno reino de Magadha, existia um mosteiro budista onde vivia Ananda, um monge reverenciado pela sua paciência e compaixão. Ananda era conhecido pela sua habilidade em facilitar a compreensão e promover a harmonia entre os monges.

Um dia, um grupo de jovens monges, perturbados por um conflito crescente, procurou Ananda. Eles estavam divididos sobre a interpretação de um sutra vital e, embora todos seguissem os ensinamentos de Buda, acreditavam firmemente que sua própria interpretação era a verdadeira. As discussões incessantes estavam destruindo a paz do mosteiro.

Ananda, com sua sabedoria inata, decidiu ouvir cada monge individualmente. Sentado ao lado de cada um, ele ouviu pacientemente as suas interpretações e preocupações, sem jamais interromper ou julgar. Após escutar todos, ele reuniu os monges e propôs uma caminhada pela floresta.

À medida que caminhavam pela floresta, Ananda apontava para diversas árvores e plantas, perguntando aos monges quais os seus nomes e características. Ele observou como cada monge possuía conhecimentos diferentes sobre as plantas: alguns sabiam os nomes científicos, outros conheciam usos medicinais e outros ainda sabiam histórias e lendas associadas a elas.

Depois de algum tempo, Ananda pediu aos monges que se sentassem em círculo sob a sombra de uma grande árvore. “Assim como existem diferentes nomes e usos para cada planta, existem diferentes maneiras de interpretar os ensinamentos de Buda”, disse Ananda. “Cada interpretação oferece uma perspetiva única e valiosa, e nenhuma é superior às outras.”

Ananda então sugeriu que, ao invés de provar quem estava certo, os monges deveriam compartilhar suas interpretações e aprender uns com os outros. Ele propôs que cada monge falasse sobre a sua compreensão do sutra, enquanto os outros escutavam com mente aberta e coração compassivo.

Seguindo a orientação de Ananda, os monges começaram a se abrir para as ideias uns dos outros. Eles perceberam que cada interpretação continha uma parte da verdade e que, ao combiná-las, podiam chegar a uma compreensão mais completa e profunda dos ensinamentos de Buda. O conflito transformou-se em cooperação, e a paz voltou ao mosteiro.

 

A FACILITAÇÃO CORPORATIVA NO TRABALHO

Como partilhei na primeira parte deste artigo, o Facilitador Corporativo (seja interno ou externo à organização) é um(a) profissional que desenvolve, dinamiza e implementa a condução de dinâmicas de definição, exploração, ideação, priorização e colaboração relativamente a problemas, oportunidades, ideias, decisões e ações no seio de um grupo, através de um processo estruturado, a fim de alcançar objetivos, resultados específicos ou possibilidades diferentes.

Considero que o papel de facilitação é um papel de curadoria da:

• Evolução das Pessoas;
• Transformação e Inovação Organizacional – para fora e dentro;
• Cultura, Equipas, Produtividade e Fluxos de Trabalho.

Para além das dimensões-chave – objetivos, processo, relações, e de momentos chave – despertar, explorar e manifestar, os facilitadores corporativos intervêm de forma mais pragmática e visível nas seguintes tipologias e dinâmicas de colaboração no trabalho:

PREPARAÇÃO E DESIGN

• Entrevistar os principais stakeholders dos outputs e outcomes esperados de um determinado projeto ou workshop, com o objetivo de facilitar o processo de reflexão, entendimento e priorização das necessidades atuais, histórico e aprendizagem anteriores e aspirações futuras;
• Conceber e desenhar as intervenções, reuniões, eventos, workshops ou retiros em torno do tema e objetivo, incluindo a lista de resultados pretendidos e uma agenda detalhada;
• Criar e comunicar o storytelling do evento/workshop/iniciativa/projeto partilhando assim expectativas, informação sobre objetivos e outputs esperados, e partilha sobre qual o mindset e heartset dos participantes que poderá potenciar a colaboração;
• Pesquisar as temáticas, participantes e organização, por exemplo estudando funções, processos e workflows organizacionais associados às temáticas a serem trabalhadas, para assim se poder “enturmar” 😊com o ecossistema do trabalho e áreas funcionais dos participantes e organização.

 

LIDERAR PROCESSOS COLABORATIVOS

O formato desta fase está muito correlacionado com o tipo de temáticas, trabalho, objetivos e participantes. Inicia-se com atividades de energização e alinhamento dos participantes – entre eles como equipa e relativamente ao tema, pode passar pela contextualização e partilha de pontos chave, boas práticas ou lançamento de questões trigger, e a facilitação propriamente dita de momentos como os que apresento em seguida:

• Dar as boas-vindas aos participantes, introduzir o processo;
• Propor atividades que ajudem a cocriar segurança psicológica, construir uma dinâmica de grupo saudável e criar um bom ambiente para os dias de trabalho colaborativo. Estes podem ser, por exemplo, quebra-gelos, energizadores, criação de regras básicas, exploração de motivações pessoais, e assim por diante;
• Liderar atividades para incentivar a ideação, novas ideias, criatividade, brainstorming (divergência);
• Orientar as atividades destinadas a chegar a uma conclusão, tais como a construção de consensos, a definição de planos de ação, os próximos passos e a finalização dos resultados (convergência).

 

MODERAÇÃO DE CONVERSAS E DIÁLOGOS

Durante conversas e discussões, os facilitadores usam suas habilidades de moderação para:

• Direcionar o tráfego da conversa, por exemplo, usando rondas de partilha individuais e em equipa, escuta ativa, atividades em pares e pequenos grupos. Facilitação não significa necessariamente “todos terão exatamente a mesma quantidade de tempo para falar” (embora às vezes possa), mas deve significar que todos têm a oportunidade de expressar sua opinião, seja por escrito com post-its, canvas, em whiteboards ou qualquer outro tipo de suporte. Os facilitadores incentivarão a participação de todos (mas não devem impô-la)! Algumas pessoas preferem ficar quietas e isso também é ok; 😊
• Intervir para sugerir formas de trabalhar através de pontos de partida como divergências, conflitos ou posições diferentes sobre determinada temática. Os facilitadores mais experimentados terão uma compreensão mais orgânica sobre como lidar com conflitos de forma criativa e construtiva;
• Resumir a conversa, fazer perguntas esclarecedoras ou sugerir tópicos que levem o grupo a ir mais longe no seu pensamento;
• Gestão do tempo e tomada de notas de reuniões, ou criação de mecanismos para fazer isso de forma colaborativa.

 

FOLLOW-UP E DEBRIEFING

O trabalho de um facilitador não termina quando a reunião ou evento termina. Algumas tarefas típicas são feitas em acompanhamento, tais como:

• Elaboração de relatórios. Muitas vezes, os clientes solicitam relatórios sobre os resultados, transformações e insights de determinado projeto e workshop;
• Partilha de recursos e materiais. Depois de um workshop, é normal enviar aos participantes materiais, recursos, fotos ou lembretes de qualquer trabalho de acompanhamento a ser feito;
• Participar em reuniões de esclarecimento e realizar processos de retrospetivas e lições aprendidas, bem como a definição de planos de ação para proporcionar a autonomia das equipas na implementação das ideias e decisões geradas nos projetos e workshops. e a recolher aprendizagens. Um facilitador pode, de facto, ser aquele que insiste para que a equipa se reúna após o evento ou uma série de workshops para discutir aprendizagens: o que correu bem? O que mudaríamos da próxima vez? Isto faz parte da forma como construímos uma relação duradoura e produtiva com os clientes.

COMPETÊNCIAS E IMPACTO DA FACILITAÇÃO NO TRABALHO

Considero que deve existir um equilíbrio entre design e entrega. Isso implica que deve existir um trabalho de desenvolvimento pessoal, relacional e de conhecimento/processo por parte do profissional, navegando de forma competente na:

• Criação de relacionamentos colaborativos com clientes;
• Planeamento de processos de grupo apropriados;
• Construção e consolidação da Autoliderança e de conhecimento profissional;
• Capacidade de criar e sustentar um ambiente participativo;
• Orientar o grupo para resultados apropriados e úteis;
• Modelar uma atitude profissional positiva.

Qual o impacto de um facilitador? Onde está o valor?

Ter um facilitador envolvido num processo de grupo irá melhorar a eficácia do trabalho individual, de equipa e colaborativo de uma organização. Otimizando o tempo, potenciando a energia e em última análise rentabilizando e poupando dinheiro.

Costumo sempre dar o exemplo do impacto de um facilitador, nem que seja informal, nas reuniões.

Todas as equipas com quem trabalho partilham que os formatos convencionais das reuniões os deixam todos cansados, confusos e frustrados, e que quando existe alguém que organiza a agenda e garante que o grupo permanece no caminho certo para alcançar os resultados desejados, a diferença de resultados e espírito colaborativo é brutal.

A facilitação ajuda a estabelecer uma colaboração eficaz e a mantê-la no tempo, espaço e energia adequados.

CODA

O conto de Ananda se calhar ensina-nos que a facilitação é uma arte que requer paciência, compaixão e a habilidade de ouvir sem julgar. Ao criar um espaço onde todos se sentem ouvidos e respeitados, podemos transformar conflitos em oportunidades de crescimento e aprendizagem mútua.

A verdadeira sabedoria está em reconhecer que cada perspetiva tem valor e que, juntos, somos mais fortes e mais sábios.

Assim, a história de Ananda e os monges lembra-nos da importância de facilitar a comunicação e a compreensão no nosso dia-a-dia profissional. Em vez nos apegarmos a uma única verdade, devemos estar abertos às múltiplas facetas da realidade e aprender a valorizar a diversidade de pensamentos e experiências. Dessa forma, podemos criar um mundo corporativo mais harmonioso e compassivo, onde todos têm a oportunidade de crescer e florescer.

Penso que os facilitadores podem ser uns Anandas 😊 da vida corporativa!

E espero que com estes dois artigos tenha conseguido transmitir-te o que é este tipo de trabalho, como “funciona” e que impactos pode ter na tua vida profissional e nas organizações.

Acho que no limite, os facilitadores são o suporte para que se possam trabalhar assuntos e coisas sérias num ambiente relaxado, transparente e seguro.

Se fosse a explicar isto a uma criança, diria talvez que os facilitadores suportam o processo dos adultos poderem brincar e aprender juntos em contexto de trabalho. 😊

Obrigado, Abraço e Fica Bem,

H