Que as tuas escolhas reflitam as tuas esperanças, não os teus medos
— NELSON MANDELA
O mais Importante é Saber o que é mais Importante
Tendo tomado a decisão de muito raramente ver televisão em casa – tenho lá o dispositivo, mas desconectado de assinaturas de cabo ou TDT, obviamente que, quando tenho projetos fora do Porto que implicam ficar em hotéis, perco-me e tento colocar em dia tudo o que me passa ao lado. 😊
Isso acontece exclusivamente nos filmes, e assim, de forma orgânica, já desenvolvi alguma agilidade para fazer zapping e “ir vendo” (vida no gerúndio 😊) 2 ou 3 filmes ao mesmo tempo.
Ora na semana passada, estando eu a facilitar um dos módulos do programa avançado de Liderança Evolutiva 720º que a KNOWMAD VENTURES está a implementar num cliente da área de venda a retalho de mobiliário, decoração e acessórios para o lar, lá aconteceu mais uma soirée. 😊
O filme que inicialmente mais acompanhei e que a certa altura derrotou o zapping foi o The Bourne Supremacy, onde o nosso amigo Jason Bourne continua a tentar, sem grandes resultados, diga-se 😊, que o deixem em paz.
Para além do filme, e por sincronismo com as temáticas que ando a trabalhar nos últimos tempos nos projetos – definição de prioridades para líderes e managers, gestão de conflitos, inovação e trabalho colaborativo, design thinking para redefinição de formas de trabalhar internamente e entregar valor aos clientes, utilizadores e Pessoas e Mundo, foi a palavra Supremacia que captou a minha atenção.
Tendo em conta a minha abordagem profissional baseada na:
- Evolução das Pessoas;
- Transformação e Inovação Organizacional – para fora e dentro;
- Cultura, Equipas, Produtividade e Fluxos de Trabalho.
e como já referi num artigo anterior, considero que os jogos e abordagens de soma zero são contraproducentes para os profissionais e organizações, em diversas dimensões – rentabilidade, desenvolvimento das pessoas, comunicação interna, clima organizacional, e performance e produtividade individual e colaborativa.
E a busca pela supremacia organizacional – ser o maior, fazer mais, alcançar mais isto ou aquilo – acaba levar a um conjunto de decisões, hábitos, formas de comunicar e interagir que, bem, já não fazem sentido.
Ora vejamos:
supremacia
(su·pre·ma·ci·a) nome feminino
1. Primazia ou superioridade de algo ou alguém em relação aos da mesma espécie.
2. Poder ou autoridade suprema
Obviamente é importante que todos – profissionais e organizações – tenham bem definidos quais os resultados a atingir e qual a melhor forma de os alcançar.
O que também me faz sentido e vejo menos vezes a acontecer é definir, com uma perspectiva mais humanista e holística, o porquê que fazemos essas escolhas e como implementamos e materializamos esse porquê, o quê, como e para quem.
Materializar isto no dia-a-dia organizacional é tramado. Porque, em muitas situações, a energia que as move (e que na realidade causa entropia) é de “supremacia”. E nem tanto de colaboração.
Eu acredito mais na Coopetição. E esta requer que possas reconhecer, avaliar, tomar decisões e agir sobre 3 dimensões – ME (Eu), WE (Nós), US (Todos).
E para podermos prosperar na Coopetição a nível profissional e organizacional, existem 3 fatores que são seminais:
- Saber quais as verdadeiras Prioridades;
- Sincronizar/negociar as mesmas através da Gestão de Concorrências (Comunicação e Divergências);
- Saber o que proteger/manter e onde flexibilizar e adaptar – Agilidade.
O MAIS IMPORTANTE É SABER O QUE É O MAIS IMPORTANTE
Na maior parte dos casos, não sabemos. 😊
Na questão das prioridades, existem muitas variáveis que poderão levar a esta miopia profissional e organizacional. As prioridades não são um estágio que se materializa por si só. São consequência de termos definido, comunicado e tornado claros um conjunto de critérios e concretizações do que é suposto acontecer.
Comecemos pelo Valor. Quando estou a facilitar e trabalhar a temática da Produtividade Pessoal e Profissional, partilho uma estratégia ou sistema, em que os 2 primeiros passos estão relacionados com o propósito (como acrescento valor) e definição dos objetivos – entregáveis, transformações, acionáveis – ou sejam os resultados e impactos que desejo atingir.
Isso implica que 1) se possa fazer um ótimo desdobramento entre objetivos, KPIs e OKRs estratégicos para as áreas de negócio locais e 2) que tu possas ter bem claras quais são as tuas responsabilidades, descritivo de funções e o que é suposto entregares e a quem.
E também estares muito consciente de qual é o teu Pareto 80/20 de performance – os 20% de tarefas, atividades, entregáveis e outputs que irão dar origem a 80% dos resultados pelos quais és responsável (valor) e pelos quais vais ser avaliado a nível de objetivos, processo e desenvolvimento (performance).
Esta análise e consciência dá-te acesso a critérios.
Permite ter bem claro o que realmente é importante, o que é que tem de ser mesmo realizado e o que eventualmente pode ser flexibilizado. Tens acesso a uma perspetiva dos impactos que poderão surgir tendo em conta as decisões que tomares.
E irás conseguir algo muito importante – decidir baseado no valor e não baseado na tarefa. Isto é importante porque a tarefa está mais “sensível” a critérios menos positivos de prioridades como “se gostas mais ou menos da tarefa”, do teu grau de procrastinação, das urgências/foco apenas na execução em formato busyness e não nos impactos, valor, entregáveis que é importante fazer chegar aos nossos clientes internos e externos.
Tendo feito um bom trabalho na etapa anterior, estás agora em condições de rapidamente, em momentos planeados ou em resposta a alterações significativas e frequentes no contexto, prioridades ou caminhos, poderes tomar as melhores decisões e melhor ainda, as poderes proteger e fazer acontecer.
Consegues também mais facilmente tornar claros quais são os processos de responsabilidades associados a essas prioridades e planeamento e enquadrar essas decisões com o correto nível de delegação, autonomia, orientação e colaboração.
Ou seja, consegue-se ter clara a resposta às seguintes questões:
- Quem é responsável por decidir?
- Quem são as pessoas/funções mais qualificadas para executar?
CONHECES O TEU PIN?
Irás passar menos tempo a interagir com os colegas da tua área funcional especifica e a fazer trabalho mais especializado nessa mesma área.
Cada vez mais irás pertencer e trabalhar em equipas multidisciplinares, seja em formato projeto, holocracia ou afins.
Isso implica que irão existir choques entre as tuas prioridades profissionais individuais, equipa, área funcional, com outras áreas e departamentos e no âmbito de projetos. Isto irá ser potenciado pela bruma que as perspetivas, vieses e hábitos trazem.
E é nesse sentido que a clareza de qual é o teu PIN 😊 – Posições, Interesses e Necessidades – e a tua capacidade de as poderes comunicar aos Outros e as receber dos Outros, permite encontrar o que se chama Performance Colaborativa – um conjunto de prioridades comuns consensuais que permite depois uma maior liberdade e confiança individual na execução, gestão e follow-up do trabalho.
Para obter os melhores resultados deste processo, temos de abandonar completamente o objetivo de levar as pessoas a fazer o que queremos, já dizia Marshal Rosenberg, o criador da abordagem da Comunicação Não Violenta.
– As posições são o que alguém diz que quer ou precisa.
– Os interesses são a razão pela qual alguém quer o que quer.
– E as necessidades são as motivações humanistas subjacentes que estão a impulsionar esses interesses e posições.
Quando, na tentativa de maximizar a nossa produtividade e prioridades, nos envolvemos em batalhas ou vamos pela questão da supremacia, tentando “ganhar”, ficamos com uma visão de túnel e permanecemos no nível posicional Isto, por sua vez, cria situações em que começamos a desumanizar o outro lado, “alterando-o” essencialmente, para que seja mais fácil argumentar e evitar ter em conta o que o outro lado quer. Quanto mais escassos forem os recursos, foco e maturidade organizacionais, mais este comportamento se potencia.
Ao nível dos interesses e das necessidades, existe um maior potencial para uma sincronização/consenso de prioridades mais bem-sucedida; é aí que se pode chegar ao cerne das prioridades concorrentes e ao motivo pelo qual alguém quer o que quer.
O exemplo clássico desta situação é a história de um padeiro e de um cozinheiro que estavam a discutir por causa de uma laranja:
“Um padeiro e um cozinheiro estão numa cozinha a lutar pela última laranja. Ambos precisam de uma laranja para completar as suas respetivas receitas. Sem que nenhum deles saia da sua posição, entra uma terceira pessoa, um sous chef.
Ele pergunta a cada um: “Porque precisas da laranja?” O padeiro precisa da casca da laranja para a sua tarte, enquanto o cozinheiro precisa do sumo para a sua receita de frango com laranja. Satisfeito com esta informação, o sous-chef corta a casca da laranja para o padeiro e espreme o sumo para o cozinheiro”.
Ao fazer simplesmente uma pergunta sobre o porquê, o sous-chef conseguiu descobrir informações críticas que criaram uma solução que satisfazia igualmente as necessidades dos clientes.
À medida que os profissionais analisam os interesses e as necessidades de cada um, começam a ver uma sobreposição entre os seus interesses e as necessidades. É aí que está escondida a performance!
Se cada profissional, equipa de especialista e de projetos conhecerem os seus respetivos PINs (e os dos outros), acho que mais facilmente se definem as prioridades adequadas, realistas e exequíveis, com tudo o que isso te pode trazer para ti e para a tua organização.
Porque no limite, prioridades são conflitos. E conflitos são necessidades simultâneas e concorrentes. Sobre:
- O que precisa de ser feito?
- Como precisa de ser feito?
- Quem precisa de fazer?
Quando se isto se torna pessoal e não profissional, já não é um conflito ou divergência. É um confronto. E nestes, existe sempre pelo menos uma das partes que perde.
Nos dias de hoje, não nos podemos dar a esse luxo em contexto organizacional, certo? 😉
Então que tal conseguirmos colocar o princípio dos 101% em prática:“Encontrar o 1% em que estão de acordo e dediquem-lhe 100% do vosso esforço.”
PASSA A PALAVRA…
Com isto… mais facilmente se descreve o propósito, objetivos e necessidades de entregáveis e outputs. Partilhamos o que temos previsto fazer e quais serão, na nossa visão, as melhores propriedades e sequenciação de tarefas.
Melhor explicamos os impactos que poderão ocorrer com esta abordagem e os impactos que poderão existir aquando de alterações. Protege-se da melhor forma o que é importante e crítico – dizer não, negociar, propor alternativas.
Tudo isto é comunicação, que pode e deve ser desenhada, partilhada, gerida e atualizada. Comunico as prioridades à minha equipa e a todas as partes interessadas internas, salientando como podem contribuir. Estabeleço um sistema de informação simplificado, visual e ágil para execução e gestão destas prioridades. Organizo regularmente uma revisão das atividades para prosseguir, adaptar ou interromper as atividades com base em valor, contexto e impacto para clientes.
Isto implica falar menos e conversar mais. 😊
CODA
De um ponto de vista corporativo e de negócio, as reflexões e visões que partilhei nas linhas anteriores podem permitir tomar decisões de forma mais eficaz e eventualmente rápida, sermos mais firmes e pragmáticos na sua execução, tornar claras as regres do jogo para todos e fazer acontecer o melhor cenário possível no contexto de cada profissional, equipa e organização
O ritmo anda louco, todos nós estamos ocupados, stressados e eventualmente esmagados pelas solicitações, energia de crescimento de negócios e objetivos, mas também pelas ineficiências, pela falta de comunicação e de alinhamento.
Nesta era de abundância, percecionamos (e em muitos casos assim ocorre) os recursos da organização como sendo limitados. Por isso mesmo é que são importantes os critérios, para podermos escolher as nossas batalhas, dissolver a complexidade e abdicar das abordagens paliativas do desenrasca e urgência.
Para isso é necessária uma visão – para esta me poder orientar e para que seja mais fácil de a comunicar aos outros.
Again 😊- ME (Eu), WE (Nós), US (Todos).
Na segunda parte do artigo irei dar o meu melhor para partilhar ferramentas, metodologias, abordagens concretas que permitem materializar no teu contexto profissional, processos e organização, as ideias e possibilidades que acabas de ler.
Obrigado, Abraço e Fica Bem,
H
