“Ser senhor do seu tempo é ser senhor de si próprio.”
Voltaire
Sente-se senhor de si próprio(a)?
Embora a citação acima mencionada seja das mais filosóficas e humanista sobre o tema do tempo, o mundo de hoje rege-se por uma outra citação, não menos famosa, da autoria de Benjamim Franklim – “Time is Money”. Mas na época do velho Ben, e em termos de actividades económicas, o conceito de ganhos intangíveis ainda era obscuro ou até mesmo inexistente. Para cada um de nós, o tempo representa contextos diferentes. Utilizar da melhor forma o tempo pode gerar ganhos económicos, pode proporcionar momentos pessoais e familiares de qualidade, pode ser utilizado para materializarmos os nossos próprios tempos de reflexão lendo, praticando um desporto ou um hobbie.
Mas a grande verdade é que o tempo, ou falta dele, é sempre mencionado como um obstáculo à produtividade, causador de cansaço, esgotamento e incapacidade de nos sentirmos satisfeitos com o equilbrio pessoal | profissional.
A “falta de tempo” origina atrasos, erros na execução de actividades ou tarefas, e insatisfação de hierarquisas e clientes. “Não temos tempo” para realizar aquilo que é necessário para o nosso equilíbrio. “Não temos tempo” para realizar as tarefas para as quais somos recompensados. Mas porventura já pensou que uma parte do seu tempo é dedicada aos outros, sem que se aperceba? Que hábitos e questões emocionais podem condiciona-lo e “roubar-lhe tempo”? Sabia que durante o seu horário de trabalho possui centenas de micro-paragens, que numa semana, podem equivaler a 4 ou mais horas libertadas?
Se quer fazer algo diferente, é necessário reflectir e documentar o que está a fazer agora. Uma forma de o fazer é identificar quais são os seus ladrões de tempo, ou seja actividades, interrupções, paragens que não lhe permitem realizar as actividades para as quais é pago e pelas quais é verdadeiramente avaliado. Apresenta-se então algumas etapas de reflexão e mudança de comportamento que permitem obter a Sua melhor estratégia para gerir o tempo:
Liste todas as actividades que realiza profissionalmente
Utilize o princípio de Pareto – Quais são os 20% de actividades que levam a que se atinga 80% dos resultados esperados nas suas actividades? Foque-se nessas actividades essenciais pois serão aquelas que terão o maior impacto no seu sucesso profissional.
Vença a Procrastinação
Geralmente a procrastinação (evitar realizar uma tarefa) surge quando essa tarefa é um desafio às nossas competências actuais ou quando não nos causa algum tipo de motivação ou alegria. Experimente percepcionar qual o obstáculo que enfrenta – e consequentemente a solução – adquirir skills ou tornar as tarefas mais interessantes.
Urgente ou Importante?
Actividades importantes são aquelas que têm um impacto positivo no alcançar dos seus objectivos ou metas profissionais. Actividades urgentes podem apenas estar associadas ao atingir de objectivos ou metas de outros. Certifique-se que consegue ser um perito na correcta identificação destes dois contextos.
Planear e Programar
Defina o que fazer, Quando fazer, em que Sequência, com que Recursos e com que Preparação. Liste as actividades ou tarefas que tem que realizar na próxima semana e defina a sua prioridade e urgência. Crie um plano de acção baseado nas acções anteriores e esforce-se por cumpri-lo.
Organização e Gestão Visual
Um posto de trabalho ou gabinete arrumado, onde existe um lugar para tudo e tudo está no seu lugar permite que o impacto das micro-paragens seja atenuado e as actividades possam ser realizados do início ao fim sem interrupções. A limpeza também é um foco de bem-estar e produtividade. Também se aplica ao disco duro do seu computador e da sua lista de emails por ler.
Delegar
Todos concordamos que delegar é uma boa abordagem de gestão. Então porque é que às vezes não o conseguimos fazer? Normalmente a dificuldade em delegar está associada a questões muito emocionais, como sentimentos de ameaça, dificuldade em renunciar a tarefas, o receio de que delegar implica menos “empenho” nas funções e o medo de ser ultrapassado ou de ficar sem os melhores colaboradores. Seja “ousado”, confie nos seus colaboradores e das actividades que já listou, defina quais aquelas que pode/deve/faz sentido delegar.
Diga Sim à Pessoa, mas não à Tarefa
Muitas vezes temos certo um certo bloqueio em recusar algumas solicitações, com receio de parecer mal, de que isso possa passar uma mensagem de que não estamos empenhados o suficiente ou até mesmo receio da reacção da pessoa que nos fez o pedido. Se for possível diga que naquele momento não será possível disponibilizar-se para isso, mas que num outro timing o poderá fazer e cabe ao outro avaliar se aceita ou não. Normalmente aceita…
Reuniões
As reuniões são consideradas das actividades com menor rácio “value for money” nas organizações. No entanto, para que uma reunião seja eficaz basta que exista um propósito, uma agenda, uma duração definida, preparação (dados, pesquisa, etc), bom senso e respeito mútuo, documentação das decisões tomadas e em alguns casos um facilitador. Simples? Aparentemente…
Assim poderá ser, senhor do seu tempo e senhor da sua vida!
[Abraço | Bom Trabalho | Bons Negócios ]
Hugo Gonçalves
