Quando a situação for boa, desfruta. Quando a situação for menos boa, transforma-a. Quando a situação não puder ser transformada, transforma-te.
— VIKTOR FRANKL
TRANSFORMAÇÃO ORGANIZACIONAL – FERRAMENTAS PARA MATERIALIZAR O ADKAR
Este senhor tinha muitos estudos, sem dúvida! ?
Nesta segunda parte do artigo sobre o ADKAR, gostaria de partilhar contigo algumas abordagens e metodologias que podem ser úteis na materialização dos fatores críticos de sucesso de cada uma das suas fases.
Mas, para além disso, vou também partilhar quais as vertentes emocionais e relacionais que também estão em jogo. Estas podem e devem ser trabalhadas de forma deliberada pelos profissionais e organizações.
Um dos aspetos fixes do ADKAR é que é uma abordagem que “pede” uma manifestação a 720° – quase como sendo um Human Design sincronizado com uma Engenharia Organizacional.
Tem a ver com o foco que é dado aos Indivídu@s como sendo o “elemento químico primordial”. Onde a partir daí se estabelecem as relações covalentes entre equipas, áreas funcionais, organização, clientes e parceiros, e respetivos workflows, cerimónias e artefactos.
Esta abordagem é baseada em Trilhar Caminhos:
- Individuais, que representam o percurso de consciência, transformação e ação que cada um pode e deve passar para se posicionar e capacitar para aquilo que o futuro, a organização e o trabalho pedem dessa pessoa;
- Organizacionais, associados à sincronização desses caminhos com determinados pontos de evolução, calibração e no fazer “acontecer” tudo isto no dia-a-dia da nova realidade ou realidade desenhada, como o objetivo final de proporcionar Valor e Impacto positivo e adequado aos Clientes e Utilizadores.
Esta estrutura é assim integrativa, ao nível da Liderança e Gestão, para nutrir, enriquecer e desenvolver Pessoas. E por consequência Processos, Produtos, Serviços, Clientes de forma eficaz eficiente, através do foco e trabalhos simultâneos na:
// ADKAR – ROADMAP E ABORDAGENS PRÁTICAS
AWARENESS – A CONSCIÊNCIA
O resultado esperado desta etapa é que todos tenham consciência e compreensão da necessidade de mudar.
Evidentemente, cada indivíduo precisa de saber e sentir ? porque é que existe uma necessidade de transformação ou mudança.
Mas tão ou mais importante do que trazer clarividência e um racional à necessidade ou iniciativa de mudar ou transformar, é fundamental – principalmente como líderes e managers – confiarmos que as nossas equipas poderão ser os nossos melhores consultores internos.
Eu, como líder, posso ter um ótimo Sensemaking do que as Pessoas e Mundo necessitam, mas isso não implica que possa reconhecer de forma cristalina qual o impacto que isso poder trazer aos meus produtos, serviços, valor e equipas e qual poderá ser o melhor plano de ação.
Promover essa reflexão estratégica com as equipas ou até mesmo com toda a organização (ou pelo menos com representantes dos diversos atores e partes interessadas) é uma ótima abordagem.
Então, consoante a energia que alimenta essa transformação – Emergência, Regressão ou Melhoria Contínua, podemos calibrar a forma como trabalhamos esta dimensão do ADKAR, com ferramentas e metodologias como o Design Thinking, Mission Charter, algumas abordagens das Liberating Structures, algumas abordagens da Responsive Strategy, Kill the Company, Town-Halls, Transformation Design Tools, Change Canvas, 10 Types of Innovation, Mindmap (entre outras).
Todas elas são intercambiáveis para Exploração das Pessoas e Mundo, (Co)Design e Prototipagem de Estados Futuros de Valor, Processos, Capacitação de Pessoas e Definição de Prioridades.
DESIRE – SENTIDO E ENERGIA DE “URGÊNCIA”
O resultado ambicionado nesta etapa é que todos irão ter o desejo de participar e apoiar a mudança. Bem, deixa-me aqui ser honesto, isto é um grande wishful thinking. ?
O mais realista e aquilo em que acredito, até mesmo por ver isso manifestar-se nos meus workshops e projetos, é que o facto das pessoas se sentirem envolvidas e escutadas, que possam ter um palco para poderem manifestar as suas visões, reflexões, preocupações e ideias sobre o tema é bastante impactante nesta fase, mesmo que nem todos possam desejar e abraçar ardentemente a transformação sugerida ou necessária.
A comunicação honesta, transparente, realizada numa atmosfera de segurança emocional (esquece lá a segurança psicológica ?) e baseada em factos ou evidências do mundo interior da organização e do mundo externo dos mercados, pessoas e tendências, oferece uma “massa emocional e crítica” que pode e deve ser utilizada para ativar (no bom sentido) os pains&gains.
Na essência, é disto que se trata, Hugo!
Nós avançamos ou recuamos por causa dos nossos pains&gains. ?
É importante trabalhar com todos os indivíduos para alcançar três objetivos.
- Em primeiro lugar, trazer ao de cima quais as situações/contextos em que a situação atual traz insatisfação, não se adapta e impacta a performance e desenvolvimento das Pessoas, Negócio, Processos e Cultura, bem como a resposta que damos às Pessoas e Mundo.
- Em segundo lugar, é importante também reconhecer o que estamos a perder e iremos continuar a perder – €€€, foco, energia, oportunidades, etc., se continuarmos com o mesmo status quo.
- Em terceiro lugar, quais os benefícios e impactos positivos que isto pode trazer e qual o contributo que a experiência, conhecimento, performance e competência das várias pessoas pode trazer para o futuro desejado/necessário.
Metodologias como o Sailboat, Mission Charter, algumas abordagens das Liberating Structures, 10 Faces of Innovation, Coaching & Mentoring, Self and Professional Development, Personal Business Model for Transformation costumam funcionar bem para dar corpo a estas atividades.
KNOWLEDGE – KNOW-HOW E CONHECIMENTO
Bem, o que posso dizer relativamente a esta fase que é categorizada como formação e treino é que estes não são, de longe, suficientes. ?
Por um lado, é importante avaliar, iterar, desenhar e definir quais os âmbitos, responsabilidades, ownership e autonomias das novas tarefas, atividades, processos e fluxos de informação e de valor.
Só assim estamos preparados para poder realizar o design, preparação, partilha e capacitação das novas competências e assim iniciar uma transição ágil, dinâmica, eficaz, people-friendly.
É necessário ganhar altitude e perspetiva através da Estratégia, para definir que Valor e Impactos diferentes pretendemos oferecer como profissionais e organização, através da transformação.
É essencial imergir no Design e Empatia, para podermos compreender como as competências emocionais, relacionais e técnicas das pessoas terão de evoluir.
É indispensável esboçar qual a Estrutura, ou seja, de que forma fluxos de trabalho, processos e responsabilidades irão também ter a sua metamorfose. Exemplo – delegação, autonomia, liderança por parte da melhor pessoa para determinada parte do processo e não apenas pela hierarquia).
É crucial fazer manifestar Fluxo e Ecossistema – muitos chamam a isto Cultura Organizacional. Quais as melhores formas de interagir, decidir, follow-up, comunicar, comportamentos, formas de aprender uns com os outros.
Existem dois tipos de conhecimento, de acordo com o ADKAR:
- O que transformar e como o fazer na perspetiva da Pessoa;
- Conhecer as competências e comportamentos futuros que irão ser necessários materializar, uma vez que o estado futuro se torne o novo presente.
O conhecimento só é útil quando ambas as etapas estão concluídas. Existem muitas formas de desenhar, organizar, priorizar e partilhar esse conhecimento (intrínseco e extrínseco). Como por exemplo através de Learning Iniciative Canvas, Coaching e Mentoring, Workshops Temáticos, Learning Circles, Learning Expeditions, outputs do Performance Appraisal e Plano de Desenvolvimento, etc.
ABILITIES – HABILIDADES E CAPACITAÇÃO
Alguém disse que “Na prática, a teoria não existe”! ?
O resultado desta etapa é que o indivíduo pode demonstrar as novas habilidades e comportamentos desejados no seu dia-a-dia.
E isso contribui para se atingirem novas metas e objetivos (entregáveis). Através da manifestação de comportamentos, atitudes e performance baseadas nas melhores escolhas das pessoas e na eficaz utilização de ferramentas (acionáveis).
Podemos robustecer esta etapa criando as condições para que se possam implementar projetos piloto. Criar fazer experiências e protótipos de situações/cenários onde os novos comportamentos, formas de decidir e trabalhar sejam postos à prova, criando as bases e até mesmo oportunidades de melhoria para o que vai ser o novo standard.
Ah, estava-me a esquecer desta. É importante criar um espaço, tempo, aceitação e suporte para que o erro, as lições aprendidas, a não-performance possa existir e serem vistas como sendo algo normal nesta fase.
O que parece bem no papel ou ao nível do conhecimento raramente bate exatamente certo depois porque existe uma pequena variável chamada… Realidade! ?
Esta fase serve para responder à questão:
A Transformação que desenhei – Pessoas, Processos, Cultura – é à prova da realidade? ?
Algumas abordagens que podem ser utilizadas são o On Job Training, Projetos Piloto, Transformation Delivery Tools, Prototipagens e Testes/Experiências, Mentoring & Shadowing.
REINFORCEMENT – MANTER, FOLLOW-UP, KEEP GOING
Se alguma coisa trouxe das minhas outras vidas profissionais na engenharia avançada da qualidade e melhoria contínua de processos na indústria automotive é que criar é relativamente fácil, manter é mesmo… [escolhe aqui o teu adjetivo]. ?
Uma abordagem simultânea e integrada de reconhecimento individual e das equipas e uma calibração baseada em factos e coresponsabilização são cruciais.
Detetar e agir perante desvios fraturantes no imediato, o reforço positivo, avaliação ágil do clima organizacional perante alguns milestones da transformação, sessões 1:1, abordagens do Agile para definição de prioridades, gestão de atividades e resultados e lições aprendidas como os quadros Kanban, Retrospetivas, Problem Solving Tools, PDS – pontos de situação e stand-up meetings dão conta do recado.
// ADKAR – HUMAN (RE)DESIGN
Ok, já temos um mapa, mas claramente o território é muito mais complexo, rico, diversificado, orgânico e aleatório. Tendo já referido as dimensões da Pessoa como sendo nucleares neste e em qualquer outro processo de Evolução Organizacional, faz-me sentido reforçar algumas variáveis que é importante estarmos conscientes – como líderes, participantes, partes interessadas dos processos evolutivos e transformadores.
Por isso partilho contigo uma espécie de glossário ? (que reflete apenas e só a minha visão da coisa) sobre algumas das dimensões que temos de levar em conta nesta parte do (Re)Design de nós próprios como Pessoa, em contextos de transformação.
AUTOLIDERANÇA – é desenvolver e ter consciência de quem somos, o que fazemos, e o que é importante para nós. Ao mesmo tempo que temos a habilidade de influenciar a nossas emoções, comportamentos e comunicação. É a prática de influenciar intencionalmente a forma como pensamos, sentimos e agimos relativamente aos nossos objetivos, funções e responsabilidades.
EMPATIA – Ser naturalmente curioso, atento e interessado pelos quadros de referência, necessidades e aspirações dos outros. Na posse dessa consciência, saber estabelecer a melhor forma de comunicar – através de questões, escuta ativa e silêncios. E saber encontrar sinergias, parcerias e caminhos do meio com os outros, no sentido de melhor poder ajudar e impactar.
RESILÊNCIA – A Resiliência é a arte de continuarmos a fazer aquilo que faz sentido. E que ressoa com os nossos Valores, Aspirações e Essência, mesmo quando os “resultados” não aparecem.
// CODA
Apesar de poder parecer contraproducente, Transformação é sobre Valores, Padrões, Aspirações, Evolução, Fazer o que é certo e não sobre resultados, métricas e objetivos.
Acredito piamente que quanto menos apegados estivermos aos resultados, melhor. Quando cumprimos os nossos próprios padrões, isso é o que nos enche de orgulho e autorrespeito. Quando a atitude, o processo, a evolução, para além resultados, bons ou maus, são manifestados e experienciados, isso é suficiente.
Pois podem surgir outros caminhos, possibilidades e resultados ainda melhores do que aqueles que imaginamos e apontamos.
A mudança e a transformação são umas bandidas. ?
Pois:
Se alguma coisa está a correr bem e como esperas, cuidado que essa situação mais cedo ou mais tarde vai-se alterar;
Se alguma coisa está bloqueada, estagnada ou ainda não ao nível daquilo que esperas ou para o qual estás a trabalhar, ânimo. Porque mais cedo ou mais tarde essa situação também se vai alterar. ?
Então a nossa capacidade de estarmos focados em reconhecer o que é importante fazer, como o fazer, e o que isso pede de mim, em vez do foco nos apegos (quero, desejo, gosto) e aversões (não quero, não gosto) é crucial para os processos de transformação.
A Transformação é o local onde as nossas Aspirações e Necessidades de Evolução e a Realidade se encontram.
Obrigado, Abraço e Fica Bem,
H
